Den ersten Mitarbeiter in Albanien einstellen: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung und rechtliche Anforderungen

Mit der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters in Albanien wird aus einem Geschäftsplan ein arbeitendes Unternehmen. Noch vor dem ersten Arbeitstag müssen Arbeitsvertrag, Anmeldung des Mitarbeiters, Lohnabrechnung und Vorbereitung des Arbeitsplatzes aufeinander abgestimmt sein. Bei ausländischen Staatsangehörigen gehört auch die Berechtigung zur Arbeitsaufnahme dazu.

Häufig stellen sich mehrere Fragen zugleich: Muss der Vertrag schriftlich geschlossen werden? Wann ist der Mitarbeiter anzumelden? Ist das vereinbarte Gehalt brutto oder netto gemeint? Darf jemand bereits anfangen, während der Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis noch bearbeitet wird?

Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Schritte für private Unternehmen, die in Albanien erstmals einen Mitarbeiter einstellen. Er behandelt ein reguläres Arbeitsverhältnis. Branchenspezifische Vorschriften, Kollektivverträge und die persönlichen Umstände des Mitarbeiters können zusätzliche Maßnahmen erfordern.

1. Einen Arbeitsvertrag erstellen, der zur Tätigkeit passt

Das albanische Arbeitsgesetzbuch verlangt einen schriftlichen Arbeitsvertrag. Artikel 21 legt fest, welche Angaben er enthalten muss. Dazu gehören insbesondere die Vertragsparteien, Arbeitsort, Aufgaben, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Vergütung und Zahlungstermin, regelmäßige Wochenarbeitszeit, bezahlter Urlaub, Kündigungsfrist und Probezeit. Bei einem befristeten Vertrag ist auch die Dauer anzugeben. Anwendbare Kollektivverträge und Regelungen zu Disziplinarmaßnahmen sind ebenfalls zu berücksichtigen. [1]

Schließen Sie die Vereinbarung vor Arbeitsbeginn ab. Das Gesetz sieht für besondere, begründete Umstände eine eng begrenzte Ausnahme vor: In diesen Fällen muss der schriftliche Vertrag innerhalb von sieben Tagen nach Beschäftigungsbeginn geschlossen werden. Daraus sollte kein Standardverfahren für die Einstellung werden.

Nutzen Sie den Vertrag, um praktische Fragen zu klären, solange die Erwartungen beider Seiten noch eindeutig festgelegt werden können. Wer führt den Mitarbeiter? Wo wird gearbeitet? Sind Prämien freiwillig oder an bestimmte Ergebnisse gebunden? Wer genehmigt Überstunden und Ausgaben? Wenn die Tätigkeit den Umgang mit vertraulichen Informationen oder Firmengeräten umfasst, sollten auch die entsprechenden Pflichten und Übergaberegelungen dokumentiert werden.

Ein Vertragsmuster der ausländischen Muttergesellschaft kann als Ausgangspunkt dienen. Es muss jedoch an das albanische Recht und die tatsächlichen Arbeitsbedingungen angepasst werden. Eine Unterschrift macht eine Klausel, die zwingenden Arbeitnehmerschutzvorschriften widerspricht, nicht durchsetzbar.

Unbefristetes oder befristetes Arbeitsverhältnis?

Nach Artikel 140 ist das unbefristete Arbeitsverhältnis der Regelfall. Eine Befristung muss durch objektive Gründe gerechtfertigt sein, die mit dem vorübergehenden Charakter der Tätigkeit zusammenhängen. Der Wunsch, zunächst „zu sehen, wie es läuft“, ist für sich genommen kein tragfähiger Grund, eine dauerhaft benötigte Stelle als vorübergehende Beschäftigung zu behandeln. [1]

Auch während der Probezeit besteht ein Arbeitsverhältnis

Die Probezeit ist weder eine unbezahlte Erprobung noch ein Grund, die Anmeldung aufzuschieben. Prüfen Sie die für den jeweiligen Vertrag geltenden Regeln, einschließlich einer früheren Beschäftigung in derselben Tätigkeit und einer etwaigen Vereinbarung, die Probezeit zu verkürzen oder auszuschließen. Halten Sie die Bedingungen klar fest und planen Sie Beurteilungsgespräche so rechtzeitig, dass eine fundierte Entscheidung möglich ist. Auch für die Beendigung während der Probezeit gelten Regeln. Die Probezeit setzt den gesetzlichen Schutz nicht insgesamt außer Kraft.

2. Den Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn anmelden

Für ein bereits registriertes Unternehmen, das einen neuen Mitarbeiter einstellt, sieht die allgemeine Vorgabe der Steuerverwaltung eine Anmeldung mindestens einen Kalendertag vor Arbeitsbeginn vor. Diese Anmeldung ist von der ersten Lohnmeldung zu unterscheiden. Warten Sie nicht bis zum Monatsende, um der Steuerverwaltung mitzuteilen, dass jemand die Arbeit aufgenommen hat. [2]

Bei der erstmaligen Registrierung eines Unternehmens gelten eigene Verfahren und Fristen für die Meldung der Beschäftigten. Eine Gesellschaft in Gründung und ein bereits bestehendes Unternehmen sollten deshalb nicht ohne Weiteres denselben Zeitplan zugrunde legen. [3]

Legen Sie vor der Bestätigung des Eintrittsdatums fest, wer die Anmeldung vornimmt. Stellen Sie die erforderlichen Mitarbeiterdaten zusammen und prüfen Sie, ob der notwendige Zugang zum elektronischen Meldesystem vorhanden ist. Bewahren Sie die Übermittlungsbestätigung in der Personalakte auf und gleichen Sie die gemeldeten Angaben mit dem Arbeitsvertrag ab.

Praxisbeispiel: Soll ein Mitarbeiter bei einem bestehenden Unternehmen am Montag beginnen, ist eine Anmeldung erst am Montagmorgen nach der allgemeinen Ein-Kalendertag-Regel zu spät. Veranlassen Sie die Meldung rechtzeitig und prüfen Sie die Annahme, statt sich auf eine kurzfristige Übermittlung am Wochenende zu verlassen.

3. Gehalt und Personalkosten in Albanien richtig einordnen

„Wir haben ein Gehalt von 1.000 Euro vereinbart“ lässt eine wesentliche Frage offen: Ist damit das Bruttogehalt, der erwartete Auszahlungsbetrag oder das Gesamtbudget des Arbeitgebers gemeint? Halten Sie die Antwort schriftlich fest, bevor Sie ein Angebot unterbreiten.

Die Lohnabrechnung muss die Besteuerung der Arbeitseinkünfte sowie die Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge berücksichtigen. Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehören die Berechnung, der gegebenenfalls erforderliche Einbehalt, die Meldung und die Zahlung der jeweiligen Beträge sowie die Aufbewahrung entsprechender Nachweise. Auch bei Beauftragung eines Buchhalters oder Abrechnungsdienstleisters müssen die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar geregelt sein. [3]

Stand 2026: Nach Angaben der Generaldirektion für Steuern beträgt der landesweite monatliche Mindestlohn seit dem 1. Januar 2026 50.000 ALL. Auch die Beitragsbemessungsgrenzen wurden angepasst. Prüfen Sie die geltenden Regeln für das konkrete Arbeitsverhältnis und den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Übernehmen Sie ältere Gehaltsberechnungen nicht ungeprüft. Die Obergrenze für die Sozialversicherung darf nicht ohne Weiteres als Obergrenze für sämtliche lohnbezogenen Abgaben verstanden werden. [4]

Erstellen Sie einen übersichtlichen Abrechnungskalender: Wann werden Anwesenheit und variable Vergütung bestätigt? Wer prüft die Berechnung? Wann wird das Gehalt ausgezahlt, und wann sind Meldungen und gesetzliche Zahlungen fällig? Stimmen Sie die Unterlagen nach jedem Abrechnungslauf ab. Prämien, Sachleistungen, Fehlzeiten und weitere Beschäftigungsverhältnisse können die Berechnung beeinflussen.

Unterstützung bei der laufenden Abwicklung bieten unsere Leistungen zur Lohnabrechnung und zu Sozialbeiträgen in Albanien.

4. Arbeitszeit und Urlaub richtig festlegen

Das Arbeitsgesetzbuch begrenzt die regelmäßige Wochenarbeitszeit auf höchstens 40 Stunden. Für Überstunden, Ruhezeiten, Nachtarbeit und Arbeit an gesetzlichen Feiertagen gelten zusätzliche Regeln. Die regelmäßige Wochenarbeitszeit bedeutet nicht, dass darüber hinaus uneingeschränkt Mehrarbeit verlangt werden darf. [1]

Seit der Gesetzesänderung von 2024 beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 22 Arbeitstage für ein volles Arbeitsjahr. Besteht das Arbeitsverhältnis kürzer als ein volles Arbeitsjahr, entsteht der Anspruch anteilig. Gesetzliche Feiertage werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Ältere Zusammenfassungen, die auf vier Kalenderwochen verweisen, sollten nicht ohne Prüfung der geänderten Vorschrift in einen neuen Vertrag übernommen werden.

Setzen Sie diese Vorgaben in klare Abläufe um. Erläutern Sie, wie Urlaub beantragt, Arbeitszeit erfasst und Mehrarbeit genehmigt wird. Ein kleines Team braucht verlässliche, im Alltag nutzbare Regeln und kein umfangreiches Handbuch, das niemand verwendet.

5. Arbeitsplatz und Personalunterlagen vorbereiten

Schreibtisch, Laptop und E-Mail-Adresse sind nur ein Teil der Vorbereitung. Arbeitgeber müssen Gefährdungen am Arbeitsplatz beurteilen, geeignete Schutzmaßnahmen treffen und die erforderlichen Sicherheitsinformationen und Unterweisungen bereitstellen. Für ein Büro, eine Baustelle und einen Beherbergungsbetrieb gelten dabei nicht dieselben praktischen Anforderungen. [5]

Bereiten Sie für die konkrete Tätigkeit die Arbeitsmittel, Systemberechtigungen, Betreuung und Einarbeitung vor. Gewähren Sie Zugriffsrechte entsprechend den tatsächlich auszuübenden Aufgaben. Legen Sie fest, wie vertrauliche Informationen, Firmengeräte und Geschäftsunterlagen zu behandeln sind.

Als praktische Grundlage für die Dokumentation sollten Sie den unterzeichneten Vertrag und seine Änderungen, die Mitarbeiteranmeldung, Abrechnungs- und Zahlungsnachweise, Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen sowie relevante Einarbeitungsunterlagen aufbewahren. Beschränken Sie den Zugang zu personenbezogenen Informationen und legen Sie angemessene Aufbewahrungsregeln fest. Diese Checkliste ist ein Ausgangspunkt; sie ersetzt keine auf das Unternehmen zugeschnittene Prüfung der gesetzlichen Pflichten.

6. Arbeits- und Aufenthaltsvoraussetzungen für ausländische Mitarbeiter prüfen

Bei der Einstellung eines ausländischen Staatsangehörigen in Albanien sind Staatsangehörigkeit, bestehender Aufenthaltsstatus, vorgesehene Tätigkeit und geplante Aufenthaltsdauer zu prüfen. Je nach Fall können eine einheitliche Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, eine Beschäftigungsbewilligung, ein Visum oder weitere Schritte erforderlich sein. Auch mögliche Ausnahmen müssen zutreffend eingeordnet werden. [6]

Ein unterzeichneter Arbeitsvertrag, eine visumfreie Einreise oder ein noch laufendes Antragsverfahren belegen für sich genommen nicht, dass die Arbeit aufgenommen werden darf. Klären Sie, auf welcher Grundlage die vorgesehene Beschäftigung zulässig ist, und stimmen Sie das Eintrittsdatum darauf ab. Prüfen Sie etwaige Bindungen der Erlaubnis an einen bestimmten Arbeitgeber oder eine bestimmte Tätigkeit sowie Geltungsdauer und Verlängerungsvoraussetzungen.

Beginnen Sie diese Prüfung bereits bei den Gesprächen über das Angebot und nicht erst am Tag vor der Anreise. Arbeitsunterlagen, steuerliche Anmeldung und aufenthaltsrechtliche Erlaubnis hängen zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Unser Leitfaden zur Aufenthaltserlaubnis durch Beschäftigung in Albanien erläutert die aufenthaltsrechtliche Seite näher.

7. Eine Checkliste mit klaren Verantwortlichkeiten verwenden

Die häufigste organisatorische Schwachstelle ist die Annahme, jemand anderes habe den nächsten Schritt bereits erledigt. Benennen Sie für jeden Punkt eine verantwortliche Person und legen Sie fest, wie die Erledigung bestätigt wird:

1. Vertrag: Die Bedingungen entsprechen der Tätigkeit, und beiden Parteien liegt die vereinbarte Fassung vor.
2. Anmeldung: Die erforderliche Meldung wurde fristgerecht vorgenommen und die Bestätigung aufbewahrt.
3. Lohnabrechnung: Gehalt, Abzüge, Arbeitgeberkosten und der erste Zahlungslauf wurden geprüft.
4. Arbeitsplatz: Arbeitsmittel, Zugangsrechte, Sicherheitsvorkehrungen und Einarbeitung sind vorbereitet.
5. Arbeitsberechtigung: Die für die vorgesehene Tätigkeit erforderlichen aufenthalts- und beschäftigungsrechtlichen Voraussetzungen sind geklärt.

Prüfen Sie vor Abschluss der ersten Lohnabrechnung das tatsächliche Eintrittsdatum, die Anwesenheit und etwaige Änderungen gegenüber dem Angebot. Eine sorgfältig vorbereitete erste Einstellung schafft einen Ablauf, der auch die nächsten fünf Mitarbeiter aufnehmen kann, ohne die Unterlagen jedes Mal neu entwickeln zu müssen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich den Mitarbeiter erst mit der ersten Lohnabrechnung anmelden?

Für ein bereits registriertes Unternehmen, das einen neuen Mitarbeiter einstellt, gilt grundsätzlich eine Meldefrist von mindestens einem Kalendertag vor Arbeitsbeginn. Die Lohnabrechnung ersetzt diese Anmeldung nicht. Die erstmalige Unternehmensregistrierung und besondere Umstände sind gesondert zu prüfen.

Darf ein neuer Mitarbeiter während der Probezeit unbezahlt arbeiten?

Ein reguläres Arbeitsverhältnis bleibt auch während der Probezeit vergütungspflichtig. Die Probezeit darf nicht dazu dienen, den Vertrag, die Anmeldung oder die Abrechnungspflichten aufzuschieben.

Muss die erste Einstellung immer befristet erfolgen?

Nein. Das unbefristete Arbeitsverhältnis ist der Regelfall. Eine Befristung erfordert einen objektiven Grund, der mit der vorübergehenden Tätigkeit zusammenhängt. Dass es sich um den ersten Mitarbeiter des Unternehmens handelt, begründet eine solche Befristung nicht.

Reicht ein Arbeitsvertrag aus, damit ein ausländischer Mitarbeiter anfangen darf?

Nein. Der Vertrag ist Teil der arbeitsrechtlichen Gestaltung. Die Berechtigung, die Tätigkeit tatsächlich auszuüben, muss jedoch gesondert nach den anwendbaren aufenthalts- und beschäftigungsrechtlichen Vorschriften geprüft werden.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zum albanischen Recht und zur Verwaltungspraxis, geprüft im Oktober 2026. Er ersetzt keine Beratung zu einem konkreten Arbeitsverhältnis. Rechtsvorschriften und administrative Anforderungen können sich ändern.